落秋文学

第一章人力资源综合管理制度与表格（第10页）

②对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

③发现某些材料受损之后，如发现材料霉变、虫蛀等。

3．转递制度

转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。转递的大致程序如下。

（1）取出应转走的档案。

（2）在档案底账上注销。

（3）填写《转递人事档案材料通知单》。

（4）按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档人员在收到档案核对无误后，应在回执上签字盖章，用毕及时退回。

4．保密制度

档案保密制度具体要求如下。

（1）对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应备齐必要的存档设备。

（2）库房备有必要的防火、防潮器材。

（3）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（4）任何人不得擅自将人事档案材料带离档案库房。

（5）无关人员不得进入库房。

（6）库房内严禁吸烟。

（7）离开时关灯、关窗、锁门。

5．统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项。

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充情况。

（3）档案整理情况。

（4）档案保管情况。

（5）档案利用情况。

（6）库房设备情况。

（7）人事档案工作的人员情况。

第九节人事档案使用制度

第一条建立人事档案使用制度的目的。

（1）建立企业人事档案使用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案使用过程应遵循一定的程序和手续，保证企业档案管理秩序。

（2）建立企业人事档案使用制度是为了给档案管理活动提供规章依据。按照人事档案使用制度进行工作是对企业工作人员的基本要求。

第二条企业人事档案使用的方式。

1．设立阅览室

阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案使用的主要方式。

2．借出使用

把档案借出库房须满足一定的条件，比如本单位领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

第三条人事档案使用的手续。