落秋文学

第一章人力资源综合管理制度与表格（第11页）

使用人事档案必须符合一定的手续，这是维护人事档案完整安全的重要保证。

1．查阅手续

正规的查阅手续包括以下内容。

（1）由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的及理由，查阅人的概况等情况。

（2）查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

（3）由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则给予批准。

2．借用手续

（1）借用档案单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。

（2）借用档案单位（部门）盖章，负责人签字。

（3）人事档案部门对其进行审核、批准。

（4）进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字。

（5）归还档案时，及时在外借登记表上注销。

3．出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续。

（1）由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

（2）人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

（3）证明材料由人事档案部门有关领导审阅、加盖公章后，登记、发出。

第十节员工人事档案管理规定

第一条员工人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其主要内容包括以下几个方面。

（1）记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历、自传材料。

（2）员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴定和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

（3）对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料。

（4）记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料。

（5）记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分的材料。

（6）记载员工受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条关于员工人事档案保密的规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容一概不得加以更改、删除或销毁，并且必须妥善保管，严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条关于员工人事档案中个人情况变更的规定。

（1）员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

（3）人事部门应当及时地将员工的学历、职称、晋级、奖励、处罚等相关情况的变化如实记录、登记，列入员工人事档案。

第四条员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制订公司人力资源发展规划提供依据。

公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管及利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

【实用表格】

人事部年度招聘计划报批表

部门有

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